Evenement organiseren

Wat is het?

Als u een evenement wilt organiseren, heeft u een vergunning nodig van de gemeente. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente vaak al genoeg.

Vraag hier uw evenement aan(externe link)

Regionale afspraken met hulpdiensten

Omdat er in de regio heel veel evenementen plaatsvinden hebben de gemeenten in de regio afspraken gemaakt met de politie, brandweer en geneeskundige hulpverleningsorganisatie (GHOR). Deze afspraken zijn met name van belang bij grote evenementen en indien evenementen gelijktijdig plaatsvinden. Aan evenementen zijn immers ook (veiligheids)risico’s verbonden. Ook wordt voortaan door iedere gemeente in de regio en de hulpverleningsdiensten (inclusief meldkamer) gebruik gemaakt van dezelfde formulieren

EvenementAssistent

De gemeente maakt gebruik van de EvenementAssistent. Dit is een webdienst die ervoor zorgt dat de gemeente bekend is met uw evenement om zodoende de risico's te bepalen en om te kijken of een vergunning of officiële melding nodig is. Daarnaast worden middels deze webdienst automatisch alle belangrijke partijen zoals gemeenten, politie, brandweer en Geneeskundige Hulpverleningsorganisaties geïnformeerd.

Wanneer u een evenement meldt via deze webdienst krijgt u een lijst met vragen. Middels deze vragen worden de risico's van het evenement ingeschat. Daarnaast biedt deze dienst de mogelijkheid diverse bijlagen te uploaden. Denk hierbij aan een tijdelijke ontheffing of een aanvraag voor het gebruik van gemeentelijke materialen. Ook wordt er automatisch een veiligheidsplan gegenereerd. Onderaan deze pagina treft u de handleiding van de EvenementAssistant.

Wat moet ik doen?

Heeft u voor uw evenement een tijdelijke ontheffing op grond van artikel 35 Drank- en Horecawet nodig? Deze moet u apart aanvragen via het formulier hieronder op deze pagina en uploaden in de EvenementAssistent.

Als u een evenement organiseert, kunt u borden en hekken lenen bij de gemeente. U zorgt zelf voor het halen en terugbrengen van de materialen. Wilt u materialen van de gemeente lenen, dan kunt u dit apart aanvragen via het formulier gemeentelijke materialen lenen hieronder op deze pagina en uploaden in de EvenementAssistent.

Indien u een groter evenement organiseert dient u het model veiligheidsplan hieronder op deze pagina in te vullen en vervolgens als bijlage te uploaden als onderdeel van uw aanvraag ter verkrijging van een vergunning via de EvenementAssistent (sjabloon veiligheidsplan).

Blijf in de voorbereiding tot het evenement regelmatig in contact met de gemeente. De gemeente werkt samen met u en de hulpdiensten in de regio aan veilige evenementen.

Vraag de vergunning aan bij de gemeente.
Voor grote evenementen doet u dit minstens 16 weken van tevoren. Voor middelgrote evenementen doet u dit minstens 8 weken van tevoren.
Als u alleen een melding hoeft te doen, doet u dit minstens 1 week van tevoren.

Geef de volgende informatie:

naam van de organisator
naam van de contactpersoon op het evenement
omschrijving van activiteiten op het evenement
datum en tijdstip van het evenement
datum en tijdstip van het opbouwen en afbouwen van het evenement
verwachte aantal bezoekers of deelnemers
beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
of er straten afgesloten moeten worden
verwachte geluid (soort, tijd, locatie)
manier van stroomvoorziening
of u zwak-alcoholhoudende dranken schenkt
tekening van het evenemententerrein of de route van bijvoorbeeld een optocht
technische gegevens over bouwwerken op het evenemententerrein
hoe en door wie het terrein of de route na afloop wordt schoongemaakt

Andere vergunningen of ontheffingen

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Denk bijvoorbeeld aan een parkeerontheffing, verwijzingsborden of een ontheffing voor het schenken van alcohol.

Direct regelen via EvenementAssistent

Open hier de EvenementAssistent(externe link) (EA)
Vul het formulier in via de EA.
Bekijk je dossier in de EA.
Vul de Alcoholwet ontheffing in en load deze up in je dossier in de EA.
Vul evt. de leen gemeentelijke materialen en load deze up in je dossier in de EA.
Van statuswijzigingen ontvangt u notificaties via uw mail
Dossiers en laatste stand van zaken kunt u altijd inzien in de EA in uw dossier, net zoals de vergunning die op deze wijze verstrekt wordt.

Klik op onderstaande link voor het maken van een afspraak met betrekking tot het verkrijgen van informatie over kleinschalige evenementen.

Afspraak maken(externe link)

Hoe werkt het?

De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. Het kan zijn dat u zich moet houden aan bepaalde regels, zoals:

een maximum aantal personen
een bepaalde begin- en eindtijd
geen muziek voor of na bepaald tijdstip
geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen
geen grote voorwerpen plaatsen

Hoelang duurt het?

U ontvangt binnen 8 weken bericht van de gemeente of u de vergunning krijgt.
Voor middelgrote evenementen ontvangt u binnen 6 weken bericht.

Melding klein evenement

U krijgt bericht als de gemeente wil dat u zich aan bepaalde regels houdt. Ook als zij uw evenement verbiedt, krijgt u bericht. Dit bericht krijgt u binnen 5 werkdagen nadat u uw melding heeft gedaan.

Evenement promoten

Als u een evenement organiseert, kunt u deze gratis aanmelden op de evenementenagenda van Visit Zuid-Limburg. Op deze manier krijgt uw evenement de aandacht die het verdient.

Evenement aanmelden(externe link)

Extra informatie

Voor praktische informatie over het organiseren van een evenement verwijzen wij u naar www.evenementenhelpdesk.nl(externe link). Op deze website staan nuttige tips om een evenement goed en veilig te organiseren. Let op: de informatie op deze site kan afwijken van het Beekse evenementenbeleid.

Heeft u vragen over het organiseren van een evenement in Beek, stel ze via info@gemeentebeek.nl.

Wilt u met sportmotoren het geluidsniveau overschrijden op een evenement of sportterrein? Dan moet u een ontheffing aanvragen bij de provincie.