Evenement organiseren

  • Wat is het?

    In onze regio worden veel evenementen georganiseerd. Zuid-Limburg heeft een rijke traditie aan (grootschalige) evenementen. Gemeenten in de regio vinden het belangrijk dat hun stad ‘leeft’ en dat er activiteiten en evenementen worden georganiseerd. De gemeente organiseert zelf evenementen, maar ook verenigingen en (vrijwilligers)organisatie organiseren deze. Denkt u maar aan de straat- en buurtfeesten of evenementen van verenigingen. Vaak is het zo dat de organisatie een evenementenvergunning nodig heeft. Hierin staan de voorwaarden opgenomen waar de organisatie zich aan moet houden. De overlast voor anderen dient beperkt te zijn. Ook dienen natuurlijk geen gevaarlijke situaties te ontstaan.

    Regionale afspraken met hulpdiensten

    Omdat er in de regio heel veel evenementen plaatsvinden hebben de gemeenten in de regio afspraken gemaakt met de politie, brandweer en geneeskundige hulpverleningsorganisatie (GHOR). Deze afspraken zijn met name van belang bij grote evenementen en indien evenementen gelijktijdig plaatsvinden. Aan evenementen zijn immers ook (veiligheids)risico’s verbonden. Ook wordt voortaan door iedere gemeente in de regio en de hulpverleningsdiensten (inclusief meldkamer) gebruik gemaakt van dezelfde formulieren

    EvenementAssistent

    Per 1 november 2017 gebruikt de gemeente de EvenementAssistent. Dit is een webdienst die ervoor zorgt dat de gemeente bekend is met uw evenement om zodoende de risico's te bepalen en om te kijken of een vergunning of officiële melding nodig is. Daarnaast worden middels deze webdienst automatisch alle belangrijke partijen zoals gemeenten, politie, brandweer en Geneeskundige Hulpverleningsorganisaties geïnformeerd.

    Wanneer u een evenement meldt via de nieuwe webdienst krijgt u een lijst met vragen. Middels deze vragen worden de risico's van het evenement ingeschat. Daarnaast biedt deze dienst de mogelijkheid diverse bijlagen te uploaden. Denk hierbij aan een tijdelijke ontheffing of een aanvraag voor het gebruik van gemeentelijke materialen. Ook wordt er automatisch een veiligheidsplan gegenereerd.

  • Hoe werkt het?

    De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. Het kan zijn dat u zich moet houden aan bepaalde regels, zoals:

    • een maximum aantal personen;
    • een bepaalde begin- en eindtijd;
    • geen muziek voor of na bepaald tijdstip;
    • geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen;
    • geen grote voorwerpen plaatsen.
  • Wat moet ik doen?

    Meld een evenement groot of klein altijd van tevoren via de EvenementAssistent.

    Overleg vroegtijdig de datum van het geplande evenement met de gemeente vanwege de evenementendrukte, ook in de regio. Raadpleeg ook de gemeentelijke evenementenkalender, en kalenders van omliggende gemeenten.

    Heeft u voor uw evenement een tijdelijke ontheffing op grond van artikel 35 Drank- en Horecawet nodig ? Deze moet u apart aanvragen via het formulier hieronder op deze pagina en uploaden in de EvenementAssistent.

    Als u een evenement organiseert, kunt u gratis borden en hekken lenen bij de gemeente. U zorgt zelf voor het halen en terugbrengen van de materialen. Wilt u materialen van de gemeente lenen, dan kunt u dit apart aanvragen via het formulier hieronder op deze pagina en uploaden in de EvenementAssistent.

    Indien u een groter evenement organiseert dient u het model veiligheidsplan hieronder op deze pagina in te vullen en vervolgens als bijlage te uploaden als onderdeel van uw aanvraag ter verkrijging van een vergunning via de Evenementen Assistent.

    Blijf in de voorbereiding tot het evenement regelmatig in contact met de gemeente. De gemeente werkt samen met u en de hulpdiensten in de regio aan veilige evenementen.

    Direct regelen via EvenementAssistent

    1. Open hier de EvenementAssistent (EA)
      Klik hier voor de EvenementAssistent
    2. Vul het formulier in via de EA.
    3. Bekijk je dossier in de EA.
    4. Vul de D&H ontheffing in en load deze up in je dossier in de EA.
    5. Vul evt. de leen gemeentelijke materialen en load deze up in je dossier in de EA.
    6. Van statuswijzigingen ontvangt u notificaties via uw mail
    7. Dossiers en laatste stand van zaken kunt u altijd inzien in de EA in uw dossier, net zoals de vergunning die op deze wijze verstrekt wordt.

    Heeft u hulp nodig bij het invullen van de EvenementAssistent?

    Download dan deze handleiding of neem contact op met Publiekszaken van gemeente Beek, tel.nr. 046 – 43 89 222.

  • Hoe lang duurt het?

    • U ontvangt binnen 8 weken bericht van de gemeente of u de vergunning krijgt.
    • Voor middelgrote evenementen krijgt u binnen 6 weken bericht.

    Melding klein evenement

    U krijgt bericht als de gemeente wil dat u zich aan bepaalde regels houdt. Ook als zij uw evenement verbiedt, krijgt u bericht. Dit bericht krijgt u binnen 5 werkdagen nadat u uw melding hebt gedaan.

  • Aanvullende informatie

    Evenementensubsidie

    Het evenementenbeleid maakt onderdeel uit van het marketing- en promotiebeleid van de gemeente Beek. De mogelijkheid bestaat om een subsidie te ontvangen in een evenement, daar waar thema en inhoud van dit evenement aansluiten op vier, binnen het marketingbeleid benoemde hoofdthema’s, t.w. Licht – Lucht – Aangepast sporten (Sportlandgoed De Haamen) – Cultuur, tradities en lokale (kunst)historie.

    Zie voor meer informatie de Kadernota Marketingbeleid en de Subsidieregels evenementen (zie onder Te downloaden documenten). Een subsidie kan worden aangevraagd via dit aanvraagformulier.

    Praktische informatie

    Voor praktische informatie over het organiseren van een evenement verwijzen wij u naar www.evenementenhelpdesk.nl. Op deze website staan nuttige tips om een evenement goed en veilig te organiseren. Let op: de informatie op deze site kan afwijken van het Beekse evenementenbeleid.

    Heeft u vragen over het organiseren van een evenement in Beek, stel ze via info@gemeentebeek.nl.

  • Formulieren

Youtube RSS